Dokumentenmanagement - aber wie? Effizientes Dokumentenmanagement als Grundlage für zukunftsfähige Unternehmensprozesse

Das Szenario ist gut bekannt: Man benötigt dringend ein bestimmtes Dokument, sucht und findet es nicht auf Anhieb. Spätestens jetzt wünscht man sich ein funktionierendes Dokumentenmanagement-System (DMS).

Dokumentenmanagement

Die stetig anwachsende Datenflut von Dokumenten, Daten und Dateien, die täglich selbst erzeugt werden oder von außen ins Unternehmen kommen, muss nicht nur verwaltet, sondern auch wiederverwendbar gemacht werden.

Dokumente werden auf den Festplatten der Arbeitsplatzrechner, auf Fileservern, in Mail-Lösungen, den Verzeichnissen von Fachabteilungen oder anderen Systemen gespeichert. Eine vollständige Ansicht, die alle Dokumente eines bestimmten Vorgangs umfasst, ist oft kaum noch gegeben.

Gerade im Zuge der Globalisierung wird Kollaboration immer wichtiger und somit das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten. Die Voraussetzung dafür ist der mobile Zugriff auf stets aktuelle Unternehmensdaten. Standortübergreifende und globale Zusammenarbeit basierend auf aktuellen Informationen wird zur Erfolgfaktor.

Somit wird die Brisanz immer höher, Unzulänglichkeiten der Vergangenheit zu beheben:

  • Zeitaufwändige Suche nach dem richtigen Dokument und häufiges Nachfragen
  • Unterschiedlichste Ablageorte von Dokumenten
  • Ungenügende Zugriffssteuerung und Rechtemanagement
  • Unklare Versionsstände von Dokumenten

Ihre Stellen gilt es mit diesen zukunftsweisenden Prozessen zu besetzen:

  • Lückenloses und revisionssicheres Dokumentenmanagement als Voraussetzung für Zertifizierungen, das Management von Informationen, die Kommunikation mit Kunden etc.
  • Schnelle und direkte Weitergabe, Verarbeitung, Dokumentation von Informationen und deren Änderungen
  • Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit

Industrie 4.0 und die Digitale Transformation bringen neue Wege der Vernetzung zwischen der traditionellen Wirtschaft und der digitalen Welt. Digitales Dokumentenmanagement umfasst weit mehr als das bloße Ablegen von Daten und Dokumenten. Ein DMS sollte Informationen aus verschiedensten Quellen intelligent bündeln, so dass alle Informationen für ein sinnvolles Arbeiten vorhanden sind. Effizientes Dokumentenmanagement ist also einer der Hebel, um die große Herausforderung vieler Unternehmen zu stemmen: die Digitalisierung.

Dokumentenmanagement

Der größte Mehrwert digitaler Dokumentenmanagement-Systeme sind die Einsparungen indirekter und versteckter Kosten durch verbesserte Qualität, Effizienz und Produktivität.

Konkret lassen sich dazu folgende Aspekte anführen:

  • Durchgängigkeit und Integration von Daten und Dokumenten entlang der gesamten Prozesskette
  • Intelligente Volltextsuche mit automatischer Facettenklassifikation ermöglicht schnelles Finden und Nutzen von Dokumenten durch berechtigte Verwender
  • Dauerhaft nachvollziehbare Arbeitsstände und kein Informationsverlust
  • Speichern und Verwalten der Dokumente direkt aus dem Autorensystem durch volle Integration mit der MS-Office Suite
  • Spontane oder vorlagenbasierte Erstellung von Workflows („Weiterleitungen“)
  • Subscriptions-Konzept zur Benachrichtigung über Änderung von Objekten per E-Mail
  • Eine Datenbasis für alle Daten und Dokumente zum Projekt bzw. Produkt
  • Verknüpfung relevanter Dokumente mit Artikelstammdaten, Stücklisten und anderen Stammdaten
  • Verringerung von Suchzeiten und damit nicht-wertschöpfender Tätigkeiten
Dokumentenmanagement

Ihr Unternehmen ist bereit für die Zukunft - Ihr Dokumentenmanagement noch nicht?

Das ändern wir gern. Hierzu entwickeln wir einen für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen passenden Konzeptvorschlag für ein modernes, integriertes Dokumentenmanagement-System - wenn gewünscht mit einer Umsetzung, die auf den Plattformen 3DXPERIENCE, SAP oder IBM basiert. Dies beinhaltet unter anderem diese Komponenten:

  • Rechtemanagement z.B. nach Dokument-Klassen, Anwender-Rollen und Lebenszyklus-Status
  • Harmonisierung der Dokumentenverwaltung unterschiedlicher Unternehmensbereiche, wie z.B. Entwicklung, Fertigung, Einkauf, Lieferantenintegration, Marketing
  • Definition der unterschiedlichen Dokument-Typen nach z.B. deren Merkmalen und Lebenszyklusphasen
  • Migrationskonzept für Bestandsdaten. Abhängig von Datenmenge und Qualität umfasst dies vom Drag&Drop von Ordnerstrukturen bis zur Entwicklung von Datenbereinigungs- und Importprozeduren
  • Aufbau von Dokument-Templates zur schnelleren Erstellung und Verwaltung von Dokumenten nach einheitlichen Methoden

Gerade im Zeitalter der Digitalen Transformation ist das Thema Dokumentenmanagement keine "alte Akte". Es ist eine der Grundlagen für zukunftsfähiges Agieren. Auch bei Ihnen?