Kann eine digitalisierte Dokumenten, Akten- und Vorgangsbearbeitung unternehmensweit einsetzbar und dennoch effizient bedienbar sein? Warum nicht? Denn die Digitalisierung beginnt im Tagesgeschäft.

Die Grundlage jeder Sachbearbeitung sind Dokumente, Akten und zugehörige Vorgänge. Dementsprechend ist die daraus resultierende Notwendigkeit zur Einführung oder Ausbau einer Digitalisierungslösung in den meisten Unternehmen längst erkannt - doch selten abgeschlossen.

Akten- und Vorgangsbearbeitung

Im Kern beobachten wir in den Unternehmen nach wie vor wiederkehrende Herausforderungen, die sich je nach Branche unterschiedlich gewichten und dennoch häufig ähneln: So beklagen viele Unternehmen die hohen Kosten für Ablage und vor allem Recherche nach Informationen. Und dies sowohl in alltäglichen Aufgaben, als auch in nicht alltäglichen Situationen, wie z.B. der Recherche zu einer vergangenen Vertragsanbahnung und deren Freigaben, inkl. Entscheidungsgrundlagen. Dies geht einher mit meist sehr heterogen Ablagestrukturen, die es weiter erschweren, Änderungshistorien nachzuvollziehen oder die Zuverlässigkeit bzw. Integrität der Informationen zu bestimmen.

Eine Standort- und teamübergreifende Zusammenarbeit wird somit häufig nicht nur durch die Nutzung von Papier erschwert, sondern auch durch nicht einheitliche Prozesse und Systeme.

Dies trifft insbesondere dann zu, wenn bereits Teilbereiche digitalisiert sind, jedoch keine durchgängige Prozessunterstützung abgebildet wurde - oder wenn das Medium E-mail z.B. für Bearbeitungsprozesse und Freigaben genutzt wird.

Akten- und Vorgangsbearbeitung

Effiziente Prozesse in der Akten- und Vorgangsbearbeitung gefragt

In diesen Situationen treffen wir häufig auf den Wunsch nach Lösungen, die sowohl Prozesse effizient unterstützen, als auch die Ablage von Informationen und Akten sicher und verlässlich übernehmen sowie Compliance-Richtlinien und rechtliche Vorgaben erfüllen.

Basierend auf einer langjährigen Erfahrung im Kontext von Enterprise Content Management und Business Process Management Lösungen bietet CENIT als Lösung dieser Anforderungen die Einführung einer elektronischen Akte mit integrierter Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung an.

Hierbei ist es aus unserer Erfahrung heraus entscheidend, dass die elektronischen Akte in der Lage ist, alle Arten von Informationen und Inhalten zu einem speziellen Ablagekriterium zu kombinieren und dass die Lösung neben der Erfüllung der IT- und Sicherheitsvorgaben die Anforderungen der Anwender erfüllt - und dabei einfach und effizient bedienbar ist.

Erprobte Lösung für unternehmensweiten Einsatz

CENIT hat dazu den Fokus auf die fachliche Sicht von Anwendern und Unternehmen speziell im deutschen und europäischen Markt gesetzt und bietet für die genannten Aspekte eine erprobte Lösung an, CENIT ECLISO. Sie verfügt über generische Funktionalitäten für Aktenverwaltung und Aufgabenmanagement, mittels derer über entsprechende Konfiguration angepasste Sichten für die unterschiedlichen Anwendergruppen eines Unternehmens bereitgestellt werden. Die Integration der IBM FileNet ECM Plattform gewährleistet eine sehr hohe funktionale Ausbautiefe zum Management von Dokumenten, Akten und Prozessen.

Diese Kombination aus der Leistungsfähigkeit des Marktführers IBM mit dem fachlichen Fokus der CENIT bietet den Unternehmen eine hohe Sicherheit bzgl. Investitionsschutz und Ausbaumöglichkeiten - bei gleichzeitig hohem fachlichen Nutzen für flexible Einsatzoptionen.

Akten- und Vorgangsbearbeitung

Über die Möglichkeiten strukturierter Akten hinaus bietet die Lösung zahlreiche Suchoptionen - von den klassischen Möglichkeiten einer Metadaten- und Volltextbasierten Suche bis hin zu weitreichenden modernen Analysemöglichkeiten durch Content Analytics - und einer Einbindung von künstlicher Intelligenz für die Umsetzung natürlich-sprachlicher Suchanfragen.

Für den unternehmensweiten Einsatz ergänzt CENIT die Lösung durch entsprechende Erweiterungen aus der IBM FileNet ECM Plattform. Dazu zählen die Anbindungen von SAP, Email Systemen und Microsoft Sharepoint Umgebungen, wie auch verschiedene Lösungen zum Input- und Output Management oder zu Prozessmanagement (BPM) und Fallbearbeitung (CASE Management).

Für typische Anwendungsfälle bietet CENIT Best Practices und Ergänzungslösungen, wie z.B. für das Retention Management (Handhabung von Aufbewahrungs- und Löschfristen), zur Umsetzung der DSGVO relevanten Dokumentations- und Prozesspflichten, sowie zu typischen fachlichen Anwendungen, wie Vertragsverwaltung, Projektakte, Rechnungsbearbeitung etc.

Vertrauen Sie auf uns.

Über die Bereitstellung von CENIT ECLISO stehen wir Ihnen gerne im gesamten Entstehungsprozess einer Lösung zur Dokumenten-, Akten und Vorgangsbearbeitung als Trusted Advisor zur Seite: von Strategie und Beratung, über die Umsetzung mit eventuellen Migrationsaufgaben - bis hin zur modernen Betriebsunterstützung durch Managed Services. Denn die Digitalisierung ist unser Tagesgeschäft.