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Erwecken Sie Ihre Akten zum Leben!

Selbst mit einem Archiv- und Dokumentenmanagement-System wird die Sachbearbeitung teilweise immer noch anhand von Papier durchgeführt. Das Dokument wird erst am Ende der Bearbeitung dem Archiv zugeführt und verzögert durch Wege- und Liegezeiten Bearbeitungsprozesse. Handakten und Kopien mit unterschiedlichen Bearbeitungsinformationen sind schwer zu konsolidieren. Der genaue Bearbeitungsstatus eines Vorgangs ist kaum zu ermitteln. Qualität und Effizienz der Prozesse sind nicht messbar.

Die ständig ändernden Markt- und Wettbewerbssituationen erfordern höchste Flexibilität.

CENIT bietet Ihnen alle Varianten der Prozess- und Vorgangsbearbeitung: Dokumentenlogistik vom Posteingang bis zur Sachbearbeitung oder unternehmensweite „End to End“ Prozessautomatisierungen vom Front- über Middle- bis zum Backoffice.

Mit unseren Lösungen zur Vorgangsbearbeitung und den CENIT Akten verringern Sie Ihre Durchlaufzeiten, eliminieren Medienbrüche, decken Schwachstellen auf und ermöglichen die nachhaltige Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

    • Die (Post-) Eingänge Ihres Unternehmens, ob Papier, E-Mail, Fax oder aus anderen Quellen, werden digitalisiert, analysiert und in elektronischer Form mit erfassten Metadaten der richtigen Sachbearbeitung zugeführt. Der Bearbeiter sieht alle seine Aufgaben im persönlichen Postkorb oder in den für ihn berechtigten Gruppenpostkörben. Die vielfältigen Dokumentenmanagement-und Akten-Funktionen ermöglichen ihm sofortigen Zugriff auf relevante Informationen und eine schnelle und effiziente Sachbearbeitung. Ist seine Aufgabe erledigt, gibt er per Klick den Vorgang einfach frei und steht für die nächste automatische Aktivität, bzw. für den nächsten Bearbeitungsschritt zur Verfügung.

    • Die Vorgangsbearbeitung ermöglicht die komplette Automatisierung aller Bearbeitungsschritte wie z. B. Daten zum Vorgang zu vervollständigen, Auskünfte einzuholen, aber auch Fristen zu überwachen und die Vollständigkeit der Dokumente zu kontrollieren.

      Stellen Sie sich vor Ihr ECM-System meldet Ihnen wenn eine Vertragsverlängerung oder Fristüberschreitungen oder Skontoverluste anstehen.

    • Im ECM-System werden die Bearbeitungsschritte kontinuierlich dokumentiert. Der transparente Bearbeitungsstatus führt zu höheren Auskunfts- und Wettbewerbsfähigkeit.

      Auf diesen Daten aufbauendes Reporting, Statistiken und ständige Auswertungen liefern Informationen, um Engpässe und Überkapazitäten frühzeitig zu erkennen, Personal und Ressourcen gezielt zu steuern und somit Ihre Geschäftsprozesse stetig zu optimieren.

      Ihr Nutzen ist die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse, Flexibilität und Transparenz der Geschäftsprozesse durch das elektronische Vorgangsbearbeitungs-System.

    • Die Sachbearbeitung ist nach wie vor von Aktenstrukturen, wie sie aus der Papierakte bekannt sind gekennzeichnet. Ordner Register, Laschen o. ä. sind die Ordnungskriterien für Kunden-, Kredit-, Personal-, oder Vertragsakten.

      CENIT hat Aktenstrukturen mit vorbelegbaren Ordnungskriterien in seinem ECM Client ECLISO abgebildet. Der Sachbearbeiter kann über diese Strukturen navigieren und hat Zugriff auf alle sachgebietsbezogenen Informationen.

    • Die CENIT Akte ECLISO iQ ermöglicht intelligentes Strukturieren über die typischen Aktenstrukturen und –Funktionen hinaus.

      Erstellen Sie während des Lesens/ Blätterns intuitive Markierungen, Notizen und Anmerkungen, sowie Verweise auf externe Quellen und auf weitere Dokumente. Eine flexible Strukturierung ist garantiert.

      Mittels eDiscovery Werkzeugen werden Zusammenhänge in großen Datenbeständen analysiert und aufgedeckt. Der besondere Nutzen entsteht durch die Möglichkeit Ergebnisdokumente mittels Vorlagen automatisch zu erstellen und dabei Notizen, Anmerkungen, Verweise und deren Strukturen zu übernehmen. Aufwendiges Copy/Paste ist nicht notwendig. Die Bearbeitung dieser Dokumente mit Ihren gewohnten Werkzeugen (Office) ist gewährleistet.