La gestion documentaire : comment faire ? Une gestion efficace des documents comme base pour des processus opérationnels durables

Le scénario est bien connu : Vous avez un besoin urgent d'un certain document, vous le cherchez, mais vous ne parvenez pas à le trouver immédiatement. Maintenant au plus tard, vous voulez un système de gestion de documents (SGD) fonctionnel.

Gestion documentaire

Le flot croissant de documents, de données et de fichiers, générés quotidiennement ou arrivant de l'extérieur, doit non seulement être géré, mais aussi être réutilisable.

Les documents sont stockés sur les disques durs des postes de travail, sur des serveurs de fichiers, dans des solutions de courrier, des répertoires de départements ou d'autres systèmes. Une vue complète, qui inclut tous les documents d'un certain processus, est souvent à peine envisageable.

La collaboration devient de plus en plus importante et parallèlement, le travail en tout temps en tout lieu, en particulier dans le contexte de la mondialisation. La condition préalable est un accès mobile aux données de l'entreprise constamment mises à jour. La coopération entre sites et mondiale sur la base d'informations actualisées devient un facteur de succès.

Ainsi, la fragmentation est en passe de combler les lacunes du passé :

  • Recherche fastidieuse pour trouver le bon document et des requêtes fréquentes
  • Multiples emplacements de stockage des documents
  • Insuffisance des contrôles d'accès et de la gestion des droits
  • Statut de version des documents flou

Ces processus prospectifs doivent être utilisés pour combler vos besoins :

  • Une gestion documentaire complète et à l'épreuve des audits comme condition préalable aux certifications, à la gestion de l'information, à la communication avec les clients, etc.
  • Transfert, traitement et documentation rapides et directs de l'information et de ses modifications
  • Promotion de la coopération entre départements

L'industrie 4.0 et la transformation numérique font naître de nouvelles façons de mettre en réseau l'économie traditionnelle et le monde numérique. La gestion numérique de documents implique bien plus que le simple stockage de données et de documents. Un SGD devrait regrouper intelligemment l'information provenant de diverses sources afin que toute l'information soit disponible pour un travail efficace. Une gestion documentaire efficace est donc l'un des leviers pour maîtriser le grand défi de nombreuses entreprises : la numérisation.

Gestion documentaire

La plus grande valeur ajoutée des systèmes numériques de gestion documentaire est l'économie de coûts indirects et cachés grâce à l'amélioration de la qualité, de l'efficacité et de la productivité.

Concrètement, les aspects suivants peuvent être mentionnés :

  • Cohérence et intégration des données et des documents tout au long de la chaîne de processus
  • Recherche intelligente en texte intégral avec classification automatique des facettes permettant aux utilisateurs autorisés de trouver et d'utiliser rapidement les documents
  • Traçabilité permanente de l'état du travail et aucune perte d'informations
  • Sauvegarde et gestion des documents directement à partir du système auteur grâce à l'intégration complète avec MS Office Suite
  • Création spontanée ou à base de modèles de flux de travail (« transmissions »)
  • Concept d'abonnement aux notifications par e-mail en cas de modification d’un objet
  • Une seule base de données pour l'ensemble des données et documents sur les projets et les produits
  • Lier les documents pertinents aux données de base de l’article, aux nomenclatures et aux autres données de base

Réduction des temps de recherche et donc des activités sans valeur ajoutée

Gestion documentaire

Votre entreprise est prête pour l'avenir, mais votre gestion documentaire n'est pas encore en place ?

Comptez sur nous pour changer ça. Nous développons une proposition de concept pour un système de gestion documentaire moderne et intégré adapté à votre entreprise et à vos besoins, et si vous le souhaitez avec une mise en œuvre basée sur les plateformes 3DXPERIENCE, SAP ou IBM. Notre proposition comprend, entre autres, ces éléments :

  • Gestion des droits, par exemple par catégories de documents, rôles des utilisateurs et état du cycle de vie
  • Harmonisation de la gestion des documents dans différents domaines de l'entreprise, comme le développement, la production, les achats, l'intégration des fournisseurs, le marketing
  • Définition des différents types de documents en fonction, par exemple, de leurs caractéristiques et des phases de leur cycle de vie
  • Concept de migration pour les données d'inventaire. En fonction du volume et de la qualité des données, cela va du glisser-déposer des structures de dossiers jusqu’au développement de procédures de nettoyage et d'importation des données
  • Constitution de modèles de documents pour une création et administration plus rapides des documents selon des méthodes uniformes

La gestion documentaire n'est pas un « vieux dossier », surtout à l’ère de la transformation numérique. C'est l'un des fondements pour une action durable. Pour vous aussi ?