Poate fi utilizată prelucrarea digitalizată a documentelor, actelor şi proceselor în întreaga companie şi să fie totuşi operabilă eficient? De ce nu? Pentru că digitalizarea începe în rutina zilnică.

Baza fiecărei activităţi de specialitate sunt documentele, actele şi procesele aferente. În mod corespunzător este identificată de mult necesitatea de introducere sau extindere a unei soluţii de digitalizare în majoritatea companiilor - dar rareori încheiată.

Prelucrarea actelor şi proceselor

În esenţă ţinem sub observaţie în companii provocările periodice cu pondere diferită în funcţie de branşă, dar care totuşi se aseamănă frecvent: Astfel multe companii se plâng de costurile ridicate pentru depunerea şi în special pentru căutarea informaţiilor. Şi asta atât în cadrul atribuţiilor de zi cu zi, cât şi în situaţiile neobişnuite, ca de ex. căutarea privind o iniţiere trecută a contractului şi validările acestuia, inclusiv bazele pentru luarea deciziei. Acest lucru este însoţit de structuri de depunere de regulă foarte eterogene, care îngreunează reconstituirea istoricului modificărilor sau determinarea fiabilităţii, respectiv integrităţii informaţiilor.

Astfel, colaborarea cu întindere peste mai multe amplasamente şi echipe este îngreunată frecvent nu numai prin utilizarea hârtiei, ci şi prin procese şi sisteme neunitare.

Asta se întâmplă atunci când sunt deja digitalizate domenii parţiale însă nu a fost ilustrată o asistenţă continuă a procesului - sau dacă se utilizează de ex. e-mail-ul pentru procese de prelucrare şi validări.

Prelucrarea actelor şi proceselor

La prelucrarea actelor şi proceselor sunt necesare procese eficiente

În aceste situaţii ne lovim frecvent de dorinţa pentru soluţii care asistă eficient procesele, dar care preiau sigur şi fiabil şi depunerea informaţiilor şi actelor şi care îndeplinesc directivele Compliance şi prescripţiile legale.

Bazată pe experienţa îndelungată în contextul soluţiilor Enterprise Content Management şi Business Process Management, CENIT oferă ca soluţie la aceste cerinţe introducerea unui document electronic cu prelucrarea integrată a documentelor şi proceselor.

În acest caz, conform experienţei noastre este decisiv ca documentul electronic să fie capabil să combine toate tipurile de informaţii şi conţinuturi într-un criteriu de depunere special şi ca soluţia să îndeplinească cerinţele utilizatorilor pe lângă îndeplinirea prescripţiilor IT şi de siguranţă - şi totodată să poată fi operat simplu şi eficient.

Soluţie verificată pentru utilizarea în întreaga companie

CENIT a pus în acest sens accentul pe viziunea de specialitate a utilizatorilor şi companiilor în special de pe piaţa germană şi europeană şi oferă soluţii verificate pentru aspectele menţionate, CENIT ECLISO. Aceasta dispune de funcţionalităţi generice pentru administrarea actelor şi managementul sarcinilor prin intermediul cărora sunt puse la dispoziţie viziuni adaptate pentru diferitele grupuri de utilizatori ale unei companii prin configuraţia corespunzătoare. Integrarea platformei IBM FileNet ECM asigură o profunzime de extindere funcţională foarte ridicată pentru managementul documentelor, actelor şi proceselor.

Această combinaţie dintre performanţa liderului de piaţă IBM cu accentul de specialitate de la CENIT, oferă companiei o securitate înaltă referitor la protecţia investiţiilor şi posibilităţile de extindere - concomitent cu o utilitate de specialitate ridicată pentru opţiuni de utilizare flexibile.

Prelucrarea actelor şi proceselor

Dincolo de posibilităţile actelor structurate, soluţia oferă numeroase opţiuni de căutare - de la posibilităţile clasice a unei căutări bazată pe metadate şi texte până la posibilităţile de analiză moderne prin Content Analytics - şi o integrare a inteligenţei artificiale pentru transpunerea în practică a solicitărilor de căutare lingvistice naturale.

CENIT completează soluţia pentru utilizarea în întreaga companie prin extensii corespunzătoare de pe platforma IBM FileNet ECM. Printre acestea se numără sistemele de interconectare de la SAP, sistemele e-mail şi mediile Microsoft Sharepoint, precum şi diversele soluţii pentru managementul input şi output sau pentru managementul proceselor (BPM) şi procesarea cazurilor (CASE Management).

Pentru cazurile aplicative tipice, CENIT oferă Best Practices şi soluţii complementare, ca de ex. pentru Retention Management (manevrarea termenelor de păstrare şi ştergere), pentru transpunerea în practică a obligaţiilor privind documentaţia şi procesele relevante DSGVO, precum şi pentru aplicaţiile de specialitate tipice, precum administrarea contractelor, actele proiectelor, prelucrarea situaţiilor de plată etc.

Aveţi încredere în noi.

Prin punerea la dispoziţie a CENIT ECLISO vă asistăm cu plăcere în întregul proces de apariţie a unei soluţii pentru prelucrarea documentelor, actelor şi proceselor în calitate de consultant de încredere: de la strategie şi consultanţă, prin transpunerea în practică cu eventuale sarcini de migraţie - până la asistarea modernă a exploatării prin Managed Services. Pentru că digitalizarea este rutina noastră zilnică.