Managementul documentelor - dar cum? Management eficient al documentelor ca bază pentru procese din companie capabile de viitor

Scenariul este bine cunoscut: Este nevoie de un anumit document, se caută documentul dar nu se găseşte din prima. Cel târziu acum este dorit un sistem funcţional de management al documentelor (DMS).

Managementul documentelor - dar cum?

Fluxul de date în permanentă creştere din documente, date şi fişiere care sunt create zilnic sau sosesc în companie din exterior nu trebuie numai administrat, ci şi făcut reutilizabil.

Documentele sunt salvate pe hard-discurile calculatoarelor de la locurile de muncă, pe servere de fişiere, în directoarele departamentelor de specialitate sau pe alte sisteme. Deseori nu mai este posibilă o vedere completă care cuprinde toate documentele unui anumit proces.

Tocmai în cadrul globalizării colaborarea devine tot mai importantă şi, implicit, lucrul independent de timp şi loc. Condiţia necesară în acest sens este accesul mobil asupra datelor în permanenţă actuale ale companiei. Colaborarea independent de amplasament şi globală bazată pe informaţii actuale devine un factor de succes.

Ca urmare, brizanţa de a înlătura neajunsurile din trecut creşte tot mai mult:

  • Căutare laborioasă a documentului corect şi solicitare frecventă de informaţii
  • Locuri de depunere diferite a documentelor
  • Insuficientă dirijare a accesului şi management al drepturilor
  • Stadii neclare a versiunii documentelor

Aceste situaţii trebuie înlocuite cu aceste procese deschizătoare de drumuri în viitor:

  • Management al documentelor fără lacune şi cu posibilitate de revizuire sigură ca o condiţie necesară pentru certificări, managementul informaţiilor, comunicaţia cu clienţii etc.
  • Retransmitere, prelucrare, documentare rapidă şi directă a informaţiilor şi a modificărilor acestora
  • Promovare a colaborării interdisciplinare

Industrie 4.0 şi transformarea digitală generează căi noi de interconectare între economia tradiţională şi lumea digitală. Managementul digital al documentelor cuprinde mult mai mult decât doar depunerea datelor şi documentelor. Un DMS trebuie să înmănunchieze inteligent informaţiile din cele mai diverse surse, astfel încât, să existe toate informaţiile necesare pentru lucrul în mod logic. Managementul eficient al documentelor este aşadar una dintre pârghiile prin care companiile pot face faţă marii provocări: digitalizarea.

Managementul documentelor

Plusvaloarea cea mai mare a sistemelor digitale de management al documentelor o reprezintă economisirea costurilor indirecte şi ascunse prin calitate, eficienţă şi productivitate îmbunătăţită.

Concret pot fi menţionate în acest sens următoarele aspecte:

  • Continuitatea şi integrarea datelor şi documentelor de-a lungul întregului lanţ procesual
  • Căutarea inteligentă a textelor cu clasificare analitico-sintetică automată permite o găsire rapidă şi utilizarea documentelor de către utilizatorii autorizaţi
  • Stadii de lucru permanent reproductibile şi fără pierderi de informaţii
  • Salvarea şi administrarea documentelor direct din sistemul de programare prin integrarea completă cu pachetul MS-Office
  • Crearea spontană sau bazată pe modele a workflow-urilor („retransmiteri“)
  • Conceptul de subscripţie pentru înştiinţarea privind modificarea obiectelor prin e-mail
  • O bază de date pentru toate datele şi documentele referitoare la proiect, respectiv produs
  • Interconectarea documentelor relevante cu datele master ale articolului, specificaţiilor şi altor date master
  • Reducerea timpilor de căutare şi implicit, a activităţilor care nu sunt creatoare de valori
Managementul documentelor

Compania dumneavoastră este pregătită pentru viitor - managementul dumneavoastră al documentelor încă nu?

Asta schimbăm cu plăcere. În acest scop, elaborăm o propunere de concept adecvată pentru compania şi cerinţele dumneavoastră privind un sistem de management al documentelor modern, integrat - dacă doriţi cu o transpunere bazată pe platformele 3DXPERIENCE®, SAP sau IBM. Aceasta conţine printre altele aceste componente:

  • Managementul drepturilor, de ex. după clase de documente, roluri de utilizatori şi stare a ciclului de viaţă
  • Armonizarea administrării documentelor din diferite domenii ale companiei, ca de ex. elaborare, proces de producţie, achiziţie, integrare furnizori, marketing
  • Definirea diferitelor tipuri de documente de ex. după caracteristicile lor distinctive şi fazele ciclului de viaţă
  • Conceptul de migraţie pentru datele de inventar. În funcţie de cantitatea de date şi de calitate, acesta cuprinde de la Drag&Drop-ul structurilor de directoare până la elaborarea procedurilor de curăţare a datelor şi de import
  • Crearea template-urilor de documente pentru crearea şi administrarea mai rapidă a documentelor după metode unitare

Tocmai în era transformării digitale, tema managementului documentelor nu este un "act învechit". Acesta reprezintă una dintre bazele principiale pentru acţiunea de viitor. Şi la dumneavoastră?