Vermehrt werden Firmen bestraft, weil sie ihre Dokumente und Daten nicht sorgfältig behandeln. Dies hat sich mit der Einführung extraterritorialer Datenschutzregulierungen wie der DSGVO oder der CCPA deutlich verschärft, da diese ein “Recht auf Vergessenwerden” garantieren. Leider enthalten Dokumente im FileNet Repository eine Vielzahl von personenbezogenen Daten. Daher ist es alles andere als sicher, alle Dokumente aufzubewahren. Die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente ist essentiell geworden – und macht sich schnell bezahlt.
Die CENIT Retention Solution (CRS) ist eine schlanke Lösung, die FileNet P8 um ein Retention Management ergänzt. Sie hilft den Sachbearbeitern, die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, Löschungen und Löschsperren von Dokumenten in FileNet konsistent und nachvollziehbar durchzuführen.
Stefan Jamin
Senior Manager Industries and Innovation, Enterprise Information Management
Verschaffen Sie sich Einblick in die Fristen Ihrer Dokumente und verwalten Sie die Freigabeprozesse für Löschungen und Löschsperren konsistent und weniger fehleranfällig
Vermeiden Sie Verstöße gegen Datenschutzregularien und verhindern damit hohe Strafzahlungen
Räumen Sie Speicherplatz frei, indem Sie nicht mehr benötigte Dokumente konsequent löschen
Transparenz
Reports bieten Ihnen einen Überblick über alle zur Löschung anstehenden Dokumente und deren Einstellungen, strukturiert nach z.B. Objektklasse, Eigenschaften oder Storage Area. Diese Reports können ad-hoc oder automatisiert erstellt und an die relevanten Sachbearbeiter geschickt werden.
Ereignisbasierte Zuweisung von Aufbewahrungsfristen
Wenn ein Ereignis für ein Dokument oder einen Ordner eintritt, weist die CRS automatisch die für dieses Ereignis definierte Aufbewahrungsfrist zu. Dies reduziert die Aufwände für die Sachbearbeiter und macht die Zuweisung für bestimmte Dokumententypen weniger fehleranfällig, z.B. Verträge oder Rechnungen.
Auditierbare Löschungen
Dokumente werden in einer kontrollierten und sicheren Vorgehensweise gelöscht, entweder manuell oder automatisiert in Stapeln. Alle Löschungen und Modifikationen werden zwecks Nachvollziehbarkeit protokolliert.
Konsistente Freigaben
Kritische Dokumente können erst nach einer entsprechenden Freigabe gelöscht werden, die auch mehrstufig sein kann (z.B. Vieraugen-Prinzip). Um die Aufwände für die Sachbearbeiter zu minimieren, können auch die Freigaben stapelweise erfolgen.
Schutz von Dokumenten mit Löschsperren
Dokumente, die nicht gelöscht werden dürfen, können mit Löschsperren geschützt werden – manuell oder automatisiert.
Transparenz durch Reports.
Freigabeprozesse helfen, Löschungen und Löschsperren konsistent durchzuführen.
CRS ergänzt IBM FileNet P8 und IBM Content Navigator.
