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Conduite du changement

Quel sera demain le rôle de la conduite du changement technologique ?

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La façon dont les entreprises abordent le changement est absolument cruciale pour créer des produits couronnés de succès. En effet, en plus de devoir réagir aux tendances des clients, elles doivent également tenir compte des évolutions du marché et de l’industrie, ce qui accroît le niveau de complexité, notamment dans le cas de processus pluridisciplinaires tels que la conduite du changement. Et vous, comment allez-vous réagir ? Avant d’entrer dans les détails, vous devez vous fixer l’objectif suivant : élaborer un concept de conduite du changement piloté numériquement qui favorise la flexibilité dans le contexte de processus prédéfinis. 

Conduite du changement : un levier métier pour la conception de produits

La conduite du changement technologique (ECM — Engineering Change Management) relie le « comment » au « pourquoi ». Ce processus connecte l’ensemble des éléments décisionnels impliqués dans la modification ou la conception d’un produit, ce qui inclut par exemple la manière dont votre entreprise évalue tel ou tel changement, mais également la façon dont celui-ci s’inscrit dans vos objectifs de gestion du cycle de vie des produits. 

Une conduite du changement réussie aboutit alors à de meilleurs produits et à une réduction des coûts, ainsi qu’à des avantages concurrentiels qui découlent d’une orientation client renforcée et d’une plus grande capacité d’adaptation. 

Si vous suivez les étapes dans le bon ordre en les coordonnant de façon optimale, les demandes de changement cesseront de constituer une menace pour vos objectifs de mise sur le marché.

Autre raison d’améliorer la conduite du changement, ce processus est appelé à jouer un rôle croissant dans la manière dont vous collaborez avec d’autres parties prenantes. Les alliances de développement formées avec vos fournisseurs et vos partenaires requièrent une organisation formalisée capable de suivre ce scénario.

Pourquoi la conduite du changement est-elle si importante ?

Le changement est une caractéristique incontournable du fonctionnement des entreprises industrielles. 
Voici quelques exemples de demandes de changement :

  • Projet client : le client modifie une commande en reformulant ses exigences.
  • Gestion de l’innovation : un produit existant est fabriqué en utilisant une technologie récente.
  • Processus d’amélioration continue (PAC) : un département (Qualité, Bureau d’études, Ventes ou Support, par exemple) a identifié une fragilité qui doit être corrigée. 
  • Prise de décision métier : face à l’évolution des conditions de marché ou à l’apparition de nouvelles règlementations, l’équipe de direction décide de modifier les caractéristiques et fonctionnalités d’un produit existant.

Un changement peut affecter différentes composantes qui entrent dans la conception d’un produit, qu’il s’agisse du produit proprement dit, du processus de fabrication, du conditionnement, etc. De plus, ce changement peut intervenir à n’importe quelle étape du cycle de vie du produit, de son développement à sa fabrication en série. 
 

En quoi la conduite du changement représente-t-elle un processus critique pour les entreprises ? 
  • C’est un processus pluridisciplinaire qui couvre un large éventail de tâches de pilotage.
  • La fréquence des changements et les efforts qu’ils impliquent permettent de réaliser des économies de temps et de coûts. 
  • La conduite du changement garantit une réactivité maximale aux évolutions du marché. 

Concrètement, les changements représentent un aspect considérable des efforts qu’induit la conception d’un produit. Selon une étude du cabinet McKinsey, entre un tiers et la moitié de la capacité technique disponible doit être alloué à la conduite du changement. 
La gestion optimale de ce processus est de ce fait décisive pour les entreprises et nécessite une approche systématique, évolutive et traçable, ainsi que des mécanismes autorisant des écarts maîtrisés par rapport au contrôle stratégique standard — par exemple, pour tenir compte d’une situation particulière sur le terrain. Dans notre environnement en constante évolution, cette démarche garantit une flexibilité maximale, ce qui est plus important que jamais. 
 

Importance de la conduite du changement pour la conception de produits

Accélération des cycles de mise sur le marché et garantie de qualité

La conduite du changement assure une qualité optimale et un respect des délais malgré la variété et la complexité croissantes des produits.

Gestion de la performance des changements

L’analyse coûts-avantages (ACA) des exigences de changement garantit le retour sur investissement (ROI) tout en minimisant les investissements en temps et en argent.

Agilité face à l’évolution des conditions de marché

Les changements peuvent être mis en œuvre de façon efficace à n’importe quelle étape du cycle de vie d’un produit (PLM).

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Conduite du changement et valeur ajoutée

Conduite du changement : mode d’emploi

En cas de modification apportée à l’une des spécifications d’un produit (exigences, concepts système, modèles 3D, dessins, logiciels), la mise à jour doit remplacer la version obsolète à un moment précis.

La définition des nouvelles spécifications est coordonnée par un responsable du changement (Change Manager) qui transmet les demandes aux entités techniques concernées. Parmi les questions qu’il convient d’aborder à ce stade figure l’analyse des dépendances et des impacts. Cette analyse est particulièrement importante dans le cas des produits « intelligents » ou déclinés en différentes variantes et configurations. 

Des scénarios de validation supplémentaires peuvent être mis en place pour affiner la stratégie de conduite du changement. Par exemple, un rapprochement précoce des coûts et des avantages permettra de vérifier que le changement génère effectivement de la valeur ajoutée. 

Une entreprise de taille moyenne ne disposera pas forcément d’un responsable du changement, mais pour mener sa conduite du changement technologique avec succès, elle devra désigner une personne aux responsabilités globales. En général, les entités techniques se concentrent sur leurs besoins particuliers et la gestion de leur temps, de sorte qu’elles considèrent le changement comme un frein à leur efficacité. Une fois les modifications apportées, le responsable du changement devra également s’assurer que les nouvelles spécifications sont dûment appliquées d’un bout à l’autre de l’entreprise. 

Caractéristiques d’une conduite du changement fructueuse
  • Les changements sont systématiques, efficaces et traçables. 
  • Les mécanismes de gestion des écarts garantissent la flexibilité. 
  • Le responsable du changement assure une surveillance continue. 
     

À quel seuil de pertinence le processus de changement se déclenche-t-il ? La réponse à cette question est fonction du modèle économique et varie d’une société à l’autre. Une entreprise peut également décider d’adopter des règles visant à simplifier les procédures de conduite du changement jusqu’à un certain degré de pertinence. 

Un objectif plus ambitieux consiste à atteindre un niveau de flexibilité garantissant une conduite du changement à la fois auditable et sûre sur le plan des procédures, tout en autorisant des exceptions liées à la politique de l’entreprise. C’est par exemple le cas lorsque les usines européennes d’une société fabriquent déjà la dernière version d’un produit alors que le changement afférent n’est pas encore mis en œuvre dans une filiale indépendante située en Asie. 

En d’autres termes, vous pouvez piloter le changement dans son intégralité, mais en conservant la possibilité de gérer les entités suivant la méthode connue sous le nom de « bateau agile ». Dans de tels scénarios toutefois, les exceptions doivent être documentées tout en conservant des possibilités ultérieures d’adaptation au standard (assistée par logiciel). 
 

Conduite du changement, un processus en cinq étapes

Le processus de conduite du changement technologique comprend les étapes suivantes : demande de modification ; ordre de modification ; mise en œuvre de la modification. En amont, le processus de gestion des questions et des problèmes peut également être considéré comme un élément à part entière de la conduite du changement. 

Réception d’une demande de changement technologique (ECR — Engineering Change Request)

Réception d’une demande de changement technologique (ECR) 
Décrivant les modifications souhaitées. Après avoir vérifié que la demande renseigne toutes les informations requises, le responsable du changement planifie les mesures nécessaires à son évaluation.

La décision concernant la demande de changement

L’étape suivante porte sur la décision concernant la demande de changement. La responsabilité de la prise de décision dépend du stade de conception du produit et de la catégorie à laquelle appartient la demande de changement (en fonction de la durée, du coût et de l’impact de ce changement) :
a)    les décisions relatives à des changements qui impliquent un investissement en temps/coût minime et des conséquences mineures peuvent être prises directement par le responsable du changement ;
b)    les changements dont l’investissement en temps et/ou en coût est élevé, et/ou dont l’impact est important doivent être validés par le comité des changements (Change Board), un organe dont les membres représentent toutes les parties prenantes.
 

Ordre de changement

Une demande de changement approuvée devient un ordre de changement. Les différentes tâches sont réparties par entité/sujet, et les ordres de travail attribués séparément. 

Supervise la mise en œuvre

Le responsable du changement supervise la mise en œuvre du processus avant d’en évaluer l’exécution dans l’optique d’une amélioration continue. À cet effet, il comparera plusieurs critères (temps/coût, délais de réponse, écarts par rapport au plan, etc.) en fonction des objectifs fixés.

Demande de changement est clôturée

5.    Les entités exécutent les changements planifiés et les gestionnaires de tâches valident l’étape (les artefacts pertinents). Ce n’est que lorsque tous les ordres de travail ont été exécutés et les modifications intégralement validées que la demande de changement est clôturée et que tous les artefacts/spécifications peuvent entrer en production. 

En ce qui concerne la valeur ajoutée, le rôle de la conduite du changement peut être décrit comme suit : la réalisation systématique, maîtrisée et efficace des modifications, ainsi que la mise en œuvre d’améliorations et/ou de mises à jour au sein des systèmes techniques, produits ou services, constitue l’objectif d’un processus de conduite du changement technologique.

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Gérer le changement de bout en bout : tâches de transformation

Comment améliorer la conduite du changement ?

La conduite du changement bénéficie de la remise en œuvre du principe du « bout en bout ». En effet, ce processus peut naviguer entre différents départements et impliquer de nombreux intervenants. Une telle « réinitialisation » contribue à mettre en évidence des solutions de contournement insuffisamment documentées susceptibles de poser de nombreux problèmes en cas d’audit et qui ne correspondent tout simplement pas à un concept de conduite du changement flexible et moderne. 

Si elles sont fréquemment le résultat de responsabilités mal définies, ces solutions de contournement peuvent également être dues à un manque de personnel. Certes, toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un responsable du changement, mais les tâches liées à la conduite du changement ne peuvent être traitées à la volée. C’est pourquoi il est a minima primordial d’allouer un budget-temps suffisant aux équipes chargées de leur exécution.

La transformation exige de définir des standards universels, ce qui implique de trouver le juste équilibre. Les dirigeants doivent faire en sorte de concilier respect des règlementations et praticabilité. Le processus doit lui-même conjuguer un ensemble de règles auditables et la flexibilité nécessaire à la bonne marche de l’entreprise. À ce titre, il est impossible d’envisager une approche générique. 

Définir le cadre numérique
  • envisager la conduite du changement comme un processus de bout en bout
  • affecter des ressources humaines suffisantes
  • procéder à l’intégration bidirectionnelle des systèmes PLM (Product Lifecycle Management) et ERP (Enterprise Resource Planning)

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Exigences informatiques de la conduite du changement

De manière générale, un processus de conduite du changement affecte un large éventail d’applications et de systèmes, de sorte que toutes les parties prenantes doivent participer aux différents échanges et disposer d’un outil de transfert de données sans couture. Dans le domaine de la transformation, l’une des tâches du service IT est évidente : faciliter un échange d’informations bidirectionnel et par logiciel entre les systèmes PLM et ERP. Une telle approche permet de suivre les modifications en parfaite transparence et d’éviter que des spécifications obsolètes passent entre les mailles du filet. 

Le service IT doit également veiller à ce que toutes les spécifications des produits et leurs interdépendances soient disponibles sous une forme numérique à partir d’une source unique. Il est par ailleurs essentiel que le logiciel fournisse au responsable du changement des informations indiquant quelles entités et quels experts doivent être impliqués. Même dépourvus de compétences techniques en conception ou en ingénierie, ces spécialistes doivent pouvoir accéder à une vue panoramique des tâches induites par une demande de changement. 

Rôle futur de la conduite du changement dans la conception de produits

Une entreprise doit être en mesure d’appliquer des changements de manière fiable et cohérente, quelle que soit la manière dont son modèle économique évolue au fil du temps. À cet égard, la conduite du changement représente un facteur clé qui mérite la mise à disposition de ressources humaines suffisantes et le déploiement de logiciels de pointe pour garantir que le processus génère les bénéfices escomptés. 
Un logiciel intégré correctement et de façon transparente peut jouer un rôle décisif dans le succès de votre processus de conduite du changement : la disponibilité d’informations de bout en bout optimise la communication et la prise de décision tout en accélérant la mise en œuvre des modifications entérinées. Votre entreprise réduit ainsi son taux d’erreur et augmente son efficacité, ce qui lui permet de fabriquer de meilleurs produits, plus rapidement et à moindre coût. 
La capacité d’adaptation est une vertu d’entreprise qui, en période de polycrise économique et sociale, est plus importante que jamais. En vous appuyant sur une gestion agile du changement, vous doterez votre entreprise de solides atouts face aux fluctuations des conditions de marché. Nous sommes à vos côtés pour vous aider à y parvenir.

Des avantages concurrentiels

Appliquez vos exigences de changement avec rapidité et efficacité à n’importe quelle étape du processus de conception de produit pour conserver une longueur d’avance sur vos concurrents.

Préparez votre entreprise pour l’avenir

Pérennisez vos changements même en cas d’audit, tout en autorisant des exceptions au processus conformément à la politique de votre entreprise.

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