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01.10.2020

Dans notre entreprise CENIT : Numérisation des processus RH

Entretiens d’embauche virtuels – un login peut-il remplacer une recontre personelle ?

Quelle dose de réalité virtuelle est tolérée par une décision qui porte sur la rencontre entre des individus ? Le recrutement chez CENIT s’est posé cette question et a élaboré un concept d’entretien d’embauche par vidéoconférence. Depuis l'été 2020, les candidates et candidats peuvent opter pour un entretien à distance de chez eux. L’offre a été reçue avec des retours très positifs, rapporte le directeur des ressources humaines, Tobias Dittrich. Il explique, dans l’interview, pourquoi la communication a été la clé de la réussite.

Comment réagissent les candidates et les candidats lorsqu’ils apprennent que les entretiens d’embauche se font de manière virtuelle chez CENIT ?

Je dirais qu’ils sont surpris, parfois soulagés, mais en réalité, ils sont toujours ravis d’avoir la possibilité de convenir du rendez-vous de manière flexible. S’il n’est pas nécessaire de se déplacer, il devient plus facile de trouver un moment dans son emploi du temps. De l’entretien à la prochaine réunion, ça n’est pas un problème sur l’ordinateur. Nous pouvons également proposer des horaires marginaux qui ne seraient sinon pas possibles, comme le matin à 7 h.

L'introduction des entretiens à distance avait-elle été prévue depuis longtemps ou a-t-elle constitué votre réponse au coronavirus ?

On réfléchissait déjà à ces entretiens d’embauche virtuels, mais avec le coronavirus, c’est devenu une préoccupation d’actualité. Tout le monde ne souhaite pas ou ne peut pas se déplacer librement. Notre objectif reste évidemment d’embaucher. Lorsque nous avons présenté le concept à la direction, rapidement, elle nous a donné le feu vert.

Je vois ce projet comme une partie du développement continu des RH chez CENIT. Le recrutement est un de nos processus centraux et dans ce cas, la numérisation est un thème d'importance. Avec l'introduction d'un logiciel de gestion des candidats, nous avons, pour ainsi dire, créé l’infrastructure adaptée.

Aujourd’hui, l’ensemble du processus de recrutement peut se faire dans une continuité numérique : du moment où la personne clique sur « Postuler » sur son téléphone portable ou sur son ordinateur, en passant par l’entretien d’embauche sur l’ordinateur jusqu’à l’embauche.

 

 Tobias Dittrich, Director Human Resources CENIT

 

Quelles étaient vos conditions pour le transfert vers le support virtuel ? Quelles qualités souhaitiez-vous impérativement reprendre du monde analogique ?

Nous considérons l’ensemble de nos actions de la perspective du client. C'est pour moi très important. Lors des processus de RH internes, il en va de la perspective des collaborateurs et des dirigeants ; pour le recrutement, de la perspective de toutes les personnes intéressées par un poste chez CENIT. Nous écoutons ce qui est demandé à l’extérieur.

C'est avec cette philosophie que nous nous sommes lancés dans le recrutement virtuel. Concrètement, cela signifie, par exemple, que nous devons donner les mêmes capacités aux deux partis en termes de technologie et de situation sociale lors d’un entretien sur Internet avec caméra. Qvuelle assistance proposez-vous ?Nous avons formé au préalable les départements techniques en interne pour ce nouveau type d’embauche. Une communication ouverte, claire et positive crée de la confiance.Avec l’invitation à l’entretien, les candidats reçoivent un récapitulatif avec des questions et des réponses en tant qu’introduction au thème. Ils savent vers qui ils peuvent se tourner pour leurs questions techniques. Un guide avec des conseils pratiques est joint, avec, par exemple, un rappel d’avoir un verre d’eau à portée de main. Au besoin, nous envoyons également des caméras prêtées et évidemment désinfectées !

Pour prévenir en amont les éventuelles incertitudes concernant la technique, nous mettons tout à disposition pour les participants : Nous partons du principe que tous les éléments, de la connexion Internet au logiciel de vidéoconférence, fonctionnent. Il peut toutefois arriver que quelque chose ne fonctionne pas. Pas de problème, ça nous arrive à tous. 

Et si, pendant l’entretien, il y a un souci ? L’ordinateur ne fonctionne pas ou l’enfant déboule dans la pièce ?

Tout se passe très simplement à partir du moment où on en parle. À l’inverse, cela devient très compliqué, si nous pensons quelque chose, mais que nous ne l’exprimons pas.

Alors, nous l’abordons activement, si le chat passe devant l’écran ou que la machine à laver retentit pour indiquer qu’elle est terminée. Personne ne peut garantir à 100 % que cela n’arrive pas, donc nous agissons avec transparence. Notre message : Ce n’est pas dans vos capacités ni dans les nôtres de garantir que la caméra fonctionne, que le réseau reste stable ou que l’ordinateur marche. Ce n’est pas votre responsabilité. Alors ne vous sentez pas responsable !

En tant que candidat, je n’ai donc pas à me soucier de ça. Y a-t-il sinon des attentes chez les RH de CENIT qui dépendent particulièrement de la situation d’entretien virtuel ?

Non, les mêmes attentes s’appliquent au virtuel et à l’analogique : nous voulons apprendre à connaître les personnes. J’espère que l’authenticité est la même sur l’écran que lors d'un entretien en personne, car il n’y a pas de différence.

Nos expériences précédentes indiquent que cela fonctionne. De consultant senior à jeune professionnel, nous avons le sentiment que les candidats s’engagent dans l’entretien sur Internet.

L’authenticité dont vous parlez, comment est-elle transmise par la caméra ? Un présent filmé est différent d'une rencontre réelle entre des individus. Comment abordez-vous cela lors du recrutement ?

Voyons ce qui se passe lors d'un entretien en présentiel. Pendant la conversation, je collecte activement des impressions sur la personne en face. J’observe : les réactions, la posture, les mouvements, la présence. Un nombre incroyable d'éléments provenant de différentes dimensions est alors réuni. Ça, c'est « l’ancien monde ».

Aux premiers abords, il faut avouer que c'est vrai, par Internet, des éléments tombent à l’eau. C’est notre tâche de trouver de nouveaux jalons. Nous devons désormais numériser le sentiment et l’empathie dans la pièce.

Si on mise là dessus, on fait les constatations suivantes : par la voie numérique, j’apprends des choses sur le candidat qui m’étaient inconnues avant. J’obtiens une idée de son environnement privé. Je fais l’expérience de comment la personne s’y comporte.

Si on ajoute tout cela, on se rend compte qu’il y a des choses qui existaient dans l’ancien monde qu'on ne retrouve plus dans le nouveau monde. Et inversement, dans le nouveau monde, il y a des choses qui n’existaient pas dans l’ancien monde. Mon hypothèse est la suivante : j’ai une correspondance à 100 % ! Nous avons peut-être plus besoin d’une conversation que dans le passé, mais j’ai la chance de pouvoir percevoir le candidat d’une manière totalement différente d’avant.

Dans l’équipe des HR chez CENIT, vous avez des professionnels du recrutement. Pour nos domaines d’activités, une telle situation d’entretien est une tâche occasionnelle. Comment les parties prenantes ont-elles réagi à la nouveauté ? Comment avez-vous rallié ceux qui préféraient que tout reste comme avant ?

Par une communication directe en tentant de comprendre les critiques et de convaincre. C'est ce que nous avons fait et nous avons réussi. Nous allons continuer de procéder avec une telle transparence. Nous surveillons les résultats et corrigerons le tir en fonction, si cela est nécessaire.

Nous sommes tous ensemble concernés par ce changement. La numérisation nous stimule ! Si je rencontre un potentiel d’apprentissage chez moi, dans mon équipe et dans les domaines techniques, ça me ravit. Récemment, après un entretien d’embauche virtuel, un manager de CENIT m’a dit : « J’apprends beaucoup de choses qui me servent aussi pour mon travail de gestion virtuelle des équipes en télétravail. » C'est génial !

Quel potentiel voyez-vous pour CENIT avec les entretiens d’embauche virtuels ? Quelles sont les prochaines étapes ?

Comme le projet pilote est un succès en Allemagne, nous demandons à nos sites à l’internationale d’adopter le programme. L'équipe de RH sur place décide seule s’il est adapté aux usages du pays ou non.

Ici, chez nous, nous sommes déjà passés à l’étape suivante : nous allons convertir le centre d'évaluation pour les apprentis et les étudiants en alternance au format numérique.

Pour finir, quelles expériences tirez-vous de ce projet pour les prochaines tâches de numérisation ?

Il est possible de tout numériser, mais il faut garder une certaine créativité. Ce n’est pas parce que je ne peux pas toucher quelque chose qu’elle n’en est pas moins réelle ! Il faut franchir les barrières dans l’esprit ! Et vous devez donner aux participants les capacités pour la prochaine étape.

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