1. Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess
Im Rahmen Ihrer Onlinebewerbung werden von unserem Unternehmen die von Ihnen mitgeteilten Daten (Kontaktdaten, Qualifikationsdaten, Inhaltsdaten (wie. zB Name, Anschrift, Familienstand, Alter, Nationalität, Qualifikation, Lebenslauf, Berufserfahrung, Zeugnisse usw.) verarbeitet, soweit dies für den Bewerbungsprozess erforderlich ist. Es handelt sich im Einzelnen um
Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefon, Mailadresse
Qualifikationsdaten: Ausbildung/Studium, bisherige Tätigkeit, berufliche Entwicklung, fachliche Qualifikationen/Zertifikate, Arbeitszeugnisse
Inhaltsdaten: Anschreiben, Gesprächsinformationen
Sofern Sie uns dies mitteilen, werden auch weitere freiwillige Angaben, wie etwa das Merkmal einer Schwerbehinderung, einer Gleichstellung mit einem schwerbehinderten Menschen oder weitere besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, gespeichert, z.B. falls Sie uns ein Motivationsvideo einzureichen. Die dabei erstellte Video-Datei wird Ihrer Bewerbung hinzugefügt. Sie haben auch die Möglichkeit Ihren Lebenslauf, den Sie auf LinkedIn/Xing veröffentlicht haben an uns zu übertragen. Die Übertragenen Daten werden zusammen mit Ihrer Bewerbung gespeichert. Ein sogenanntes Pre-Employment Screening Ihrer Person erfolgt lediglich in berufsorientierten Netzwerken wie etwa XING oder LinkedIN.
Soweit wir Personalvermittler einsetzen oder Sie sich über einen Personalvermittler bewerben, erhalten wir von diesen Ihre Bewerbungsdaten.
2. Zweck der Datenverarbeitung und Angabe der Rechtsgrundlage
Unser Unternehmen verarbeitet die vorab genannten personenbezogenen Daten ausschließlich im Einklang mit der DS-GVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Begründung eines sich gegebenenfalls daran anschließenden Beschäftigungsverhältnisses.
Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses und zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 Abs. 1 BDSG
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Rechtsgrundlage der Speicherung besonderer Kategorien von personenbezogener Daten ist Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Eine darüber hinausgehende Verwendung Ihrer Daten findet nicht statt. Die Erforderlichkeit der Datenerhebung und -verarbeitung ergibt sich aus der konkreten Position, auf die Sie sich bewerben, so können bei Positionen mit höherem Vertraulichkeitsgrad, höherer finanzieller/personeller Verantwortung weitere Datenerhebungen bei Ihnen bzw. auch bei Behörden, wenn ein Führungszeugnis notwendig sein sollte, erfolgen. Aus Datenminimierungsgründen werden derartige Datenerhebungen und -verarbeitungen von uns erst dann vorgenommen, wenn die Bewerberauswahl für die Position abgeschlossen ist, d.h. unmittelbar vor oder kurz nach der Einstellung.
Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG
In manchen Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer konkreten und freiwilligen Einwilligung von Ihnen bezogen auf einen darin benannten Verarbeitungszweck, so zum Beispiel bei der Datenverarbeitung über die Software Pitch you (s.unten). Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dann die von Ihnen freiwillig für den konkreten Fall vor der Datenverarbeitung in informierter Weise erteilte Einwilligung. Wir haben Sie hierbei insbesondere auch über ihr jederzeitiges Widerrufsrecht informiert.
Die Einwilligung dient uns dann als Rechtsgrundlage, wenn wir Sie in den Bewerberpool für zukünftige mögliche Stellenangebote aufnehmen wollen, oder wenn wir Ihren Bewerbungsprozess mit Pitch you und Recruit me durchführen (siehe unten).
Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir dann in unserem berechtigen Interesse oder in einem berechtigten Interesses eines Dritten, wenn Ihre Interessen an dem Unterlassen der Datenverarbeitung nicht überwiegen. Dies ist dann der Fall, wenn wir Ihre Daten zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche etwa nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verarbeiten oder zu Beweiszwecken in einem Rechtsstreit.
3. Empfänger der Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zwingend benötigen. Dies sind in erster Linie der zuständige Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die zuständigen Führungskräfte, die anlassbezogene Zugriffsrechte auf relevante Bewerbungen erhalten. Alle unsere Mitarbeiter, die Zugriff auf Bewerbungsdaten haben, sind zudem zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet und in besonderem Maße geschult.
Unser Unternehmen bedient sich für bestimmte technische Prozesse der Datenverarbeitung der Unterstützung externer Dienstleister, die im Rahmen der Erbringung der geschuldeten Dienstleistung ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten bzw. möglicherweise im Supportfall einsehen können, dies sind z.B. Wartungs- und Hosting-Dienstleister, Entsorgungsdienstleister für Akten oder Daten. Wir haben mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Alle unsere Auftragsverarbeiter sind sorgfältig ausgewählt und erfüllen hohe Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Sie sind ebenso zu Verschwiegenheit verpflichtet und verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach den Weisungen unseres Unternehmens. Sie unterliegen unserer regelmäßigen Kontrolle.
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie, wenn Sie den in der Stellenanzeige befindlichen QR-Code scannen, sich mittels Pitch you einer Software von SBS Software und Beratung GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Thorsten Schatz, Gunnar Basner, Alexander Bauer, Bahnhofstraße 7, 95119 Naila mit Whats-App bewerben. Näheres zum Datenschutz bei Pitch you finden Sie unter www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo. Pitch you erhält somit die oben unter 2) angeführten Bewerbungsdaten (Kontaktdaten, Qualifikationsdaten und Inhaltsdaten).
Pitch you verarbeitet ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung in unserem Auftrag in deutschen Rechenzentren bei Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Näheres zum Datenschutz bei Hetzner erfahren Sie unter Datenschutz (hetzner.com). Für die Whats-App Business API wurden ferner Verträge mit zertifizieren Anbietern der Business API geschlossen. (siehe oben Datenschutz bei Pitch you)
Pitch you setzt die Whats-App Business API ein. Hierbei handelt es sich im Vergleich zum üblichen Whats-App um eine datenschutzfreundliche Lösung, weil Pitch you über die Whats-App Business API keine personenbezogene Daten an Whats-App übermittelt. Dennoch müssen Sie sich im Klaren sein, wenn Sie in der Stellenanzeige von der Bewerbung mittels Whats-App Gebrauch machen, Whats-App auch in der Version von Business API Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns über Ihr privates Whats-App Profil senden in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten und US-Behörden Zugriff bekommen können. Zwar sind die Inhaltsdaten der Kommunikation über die WhatsApp Ende-zu-Ende-Verschlüsselung lt. Whats-App abgesichert, je nach Konfiguration werden dennoch unterschiedlichste Daten an Meta Ireland Limited, zumindest aber werden Metadaten der Kommunikation mit Ihrem privaten Whats-App Profil auf US-Servern gespeichert. Näheres zur Datenverarbeitung mit Whats-App finden sie hier https://www.whatsapp.com/legal.
Die USA haben kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau. Aus diesem Grund nutzen wir über Pitch you bevor der Bewerbungsprozess beginnt die Funktion zur Einholung der Einwilligung im Opt-In-Verfahren. Beim Öffnen der Startseite bzw. beim Scannen des Links wird daher Ihre freiwillige informierte Einwilligung in Bezug auf die Datenverarbeitung mit der Whats-App eingeholt. Hierzu wird Ihre IP Adresse gespeichert, solange dies für den Nachweis der Einwilligung erforderlich ist. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Nachteil für Sie gegenüber Cenit unter datenschutzbeauftragter@cenit.com sowie bei Pitch you widerrufen, siehe Kontaktdaten im Impressum Pitch you. Allerdings wird der Widerruf nur für die Zukunft, die frühere Datenverarbeitung wird hiervon nicht berührt.
Vor dem Interviewprozess über Whats App werden wir zusätzlich durch Eingabe Ihres Geburtsdatums prüfen, ob sie bereits 16 Jahre alt sind und vor Beginn des Interviews nochmals eine Einwilligung zur Whats-App Nutzung und die Bestätigung über die Kenntnisnahme der Nutzungsbedingungen einholen. Soweit die Altersgrenze nicht erreicht ist und die Einwilligung sowie die Bestätigung der Kenntnisnahme der Nutzungsbedingung nicht gegeben wird, wird das Interview abgebrochen. Sie werden darauf hingewiesen, dass hierüber eine kurze Gesprächsaufzeichnung erfolgt.
Eine Bewerbung über Whats-App ist nicht zwingend erforderlich. Es ist für Sie jederzeit möglich einen anderen Bewerbungskanal zu wählen. Ihre Daten werden bei Pitch you immer auch dann gelöscht, wenn die Kommunikation nicht innerhalb von 24h fortgeführt wird, der Befehl zum Beenden der Kommunikation von Ihnen gegeben wurde.
Im Whats-App Business API werden die Daten sofort gelöscht, wenn diese an Pitch you übertragen wurden.
4. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR (sog. Drittstaaten) bzw. an internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies zur Ausführung bestehender Anstellungs- oder Ausbildungsverträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Werden Dienstleister in Drittstaaten eingesetzt, werden diese entsprechend Art. 44 ff. DS-GVO zur Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards im Rahmen eines schriftlichen Vertrages basierend auf den EU-Standardverträgen oder den Binding Corporate Rules verpflichtet, soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.
5. Dauer der Datenspeicherung
Schließt die Cenit AG einen Anstellungs-oder Ausbildungsvertrag mit Ihnen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Wird mit Ihnen als Bewerber kein Anstellungs- oder Ausbildungsvertrag geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unseres Unternehmens entgegenstehen, die eine längere Datenverarbeitung erlauben Des Weiteren speichern verarbeiten und nutzen wir Ihre Daten darüberhinaus nur, soweit Sie uns hierzu Ihre explizite Einwilligung erteilt haben und für den darin genannten Zeitraum. Soweit Sie die Einwilligung für die Aufnahme in den Bewerberpool gegeben haben, erfolgt die Speicherung für die Dauer von 12 Monaten ab Erteilung der Einwilligung. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.
Wird ein Arbeitsvertrag geschlossen, werden Ihre Daten in die Personalakte überführt und dort im Rahmen des bestehenden Arbeitsvertrages gem. § 26 Abs. 1 BDSG weiterverarbeitet.
6. Datenschutzrechte der Betroffenen
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DS-GVO, das Recht auf Widerruf gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m § 19 BDSG).
Eine unserem Unternehmen erteilte Einwilligung kann nach Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG, Art. 7 Abs. 3DS-GVO jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen ist dies formfrei möglich; es genügt beispielsweise eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@cenit.com.
7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir Sie in der Regel nicht für ein Bewerbungsgespräch einladen können und den Abschluss eines Anstellung- oder Ausbildungsvertrages ablehnen müssen.
8. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Ein Profiling wird von unserem Unternehmen weder im Bewerbungsverfahren noch im Anstellungsverhältnis eingesetzt.
