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Change Management

Was muss das technische Änderungsmanagement zukünftig leisten?

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Für den Erfolg der Produktentstehung ist entscheidend, wie ein Unternehmen mit Änderungen umgeht. Trends auf Kundenseite, in Wirtschaft und Industrie sorgen gerade bei technischem Änderungsmanagement als Querschnittsprozess für wachsende Komplexität.

Wie ist damit umzugehen? Soviel vorab: Das Ziel ist ein digital orchestriertes Change Management, das Flexibilität im Rahmen definierter Prozesse unterstützt. 

Business-Potenziale von Change Management in der Produktentstehung

Das technische Änderungsmanagement bringt das „Wie“ mit dem „Warum“ zusammen. In diesem Prozess laufen alle Fäden der Entscheidungsfindung zusammen, wenn es gilt, ein Produkt oder seine Produktentstehung anzupassen. Die unternehmerische Bewertung zählt dazu ebenso wie der Abgleich mit den Zielen im Produktlebenszyklus-Management. 

Daher verhilft erfolgreiches Change Management zu besseren Produkten, geringeren Gesamtkosten und Wettbewerbsvorteilen durch Kundenorientierung und Anpassungsfähigkeit.

Erfolgen die nötigen Schritte in der richtigen Reihenfolge und aufeinander abgestimmt, bedeuten Änderungsanfragen auch keine Gefährdung von Time-to-Market-Zielen.

Ein weiteres Argument für einen leistungsfähigen Prozess ist die wachsende Bedeutung unternehmensübergreifender Zusammenarbeit. Für den Entwicklungsverbund mit Zulieferern und Partnern braucht es eine formale Organisation, die sich in diesem Szenario bewährt.

Warum ist Change Management wichtig?

Änderungen sind allgegenwärtig im Geschäftsalltag fertigender Unternehmen. Zu den Szenarien für einen Änderungsauftrag zählen zum Beispiel:

  • Kundenprojekt: Das Kundenunternehmen ergänzt den Auftrag um neue Anforderungen.
  • Innovationsmanagement: Ein bestehendes Angebot wird auf eine neuartige Technologie umgestellt.
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Eine interne Abteilung wie Qualität, Konstruktion, Sales oder Service haben eine Schwachstelle identifiziert, dies es zu beheben gilt.  
  • Im Kontext unternehmerischer Entscheidungen: Das Management reagiert auf veränderte Marktbedingungen oder rechtliche Anforderungen und möchte Funktionalitäten einer bestehenden Lösung verändern.

Von einer Änderung können diverse Komponenten der Produktentstehung betroffen sein, also das Produkt selbst, das Fertigungsverfahren, die Verpackung etc. Genauso trifft man sie in allen Phasen des Produktlebenszyklus an, in der Produktentwicklung ebenso wie in der Serienproduktion.

Das macht Änderungsmanagement geschäftskritisch
  • Querschnittsprozess mit vielfältigen Steuerungsaufgaben
  • Häufigkeit und Aufwand von Änderungen bedeuten Einsparpotential 
  • Sichert Reaktionsvermögen auf Marktänderungen 

In der Praxis führt dies dazu, dass Änderungen einen erheblichen Teil des Aufwands in der Produktentstehung ausmachen. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens McKinsey sind typischerweise zwischen einem Drittel und der Hälfte der verfügbaren technischen Kapazitäten in Änderungsprozessen gebunden.

Es ist also bedeutsam für den Geschäftserfolg, diesen Prozess gut zu beherrschen. Das heißt, systematisch, skalierbar und nachvollziehbar vorzugehen. Das schließt ein, in der strategischen Gesamtsteuerung kontrollierte Abweichungen zu erlauben, zum Beispiel für Gegebenheiten vor Ort. Das sichert Flexibilität, die im heutigen wirtschaftlichen Umfeld so bedeutsam ist wie vielleicht noch nie zuvor. 

Das bringt Change Management der Produktentstehung

Kürzere Time-to-Market und gesicherte Qualität

Auch vielfältige Varianten und komplexe Produkte werden qualitativ und zeitlich optimal umgesetzt.

Wirtschaftlichkeitsprüfung von Änderungen

Nutzen-/Aufwandschätzung der Änderungsanforderung stellt ROI und geringen Zeit- und Kostenaufwand sicher.

Agiles Handeln bei wechselnden Marktbedingungen

Die effiziente Umsetzung von Änderungen ist in jeder Phase des PLM möglich.

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Die Rolle des Change Managements für die Wertschöpfung

Wie funktioniert Change Management?

Kommt es zu nachträglichen Änderungen an Produktspezifikationen aller Art (Anforderungen, Systemkonzepte, 3D-Modelle, Zeichnungen, Software), dann gilt es, die freigegebene Version mit den neuen, ab jetzt gültigen Zuständen zu ersetzen. Man spricht auch davon, den vorherigen Zustand „auszusteuern“.

Die Erarbeitung der neuen Spezifikationen koordiniert ein Mitarbeiter in der Rolle des Change Managers. Er vergibt entsprechende Aufträge an die Fachabteilungen. Zu den Fragestellungen, die nun zu klären sind, gehören eine Abhängigkeits- und Folgenabschätzung. Besonderes Augenmerk gilt hier smarten Produkten und Konstellationen mit einer Vielzahl verknüpfter Varianten und Konfigurationen.

Analog zur Folgenabschätzung gibt es weitere Prüfszenarien, die das Vorgehen strategisch ausrichten. Beispiel: Eine frühzeitige Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen stellt sicher, dass die Neuerung zur Wertschöpfung beiträgt.

Im Mittelstand gibt es nicht unbedingt eine eigenständige Stelle des Change Managers – eine Person, die diese Aufgabe übernimmt, ist für den Erfolg im technischen Änderungsmanagement jedoch in jedem Fall gefordert. Denn Abteilungen sehen in der Regel ihre Bedarfe und ihr eigenes Zeitmanagement – Änderungen sind da Störungen und drücken die Effizienz. Ein Change Manager stellt auch sicher, dass nach Abschluss der Änderung die nun gültige, neue Spezifikation unternehmensübergreifend vorliegt, bzw. „eingesteuert“ ist.

Kennzeichen für ein erfolgreiches Change Management
  • Änderungen werden systematisch, effizient und nachvollziehbar orchestriert 
  • Die Möglichkeit zur kontrollierten Abweichung sorgt für Flexibilität 
  • Die Rolle des Change Managers sichert kontinuierliches Monitoring

Ab welcher Relevanzschwelle der Änderungsprozess greift, ist individuell für jedes Unternehmen und hängt vom Geschäftsmodell ab. Es lässt sich auch vereinbaren, bis zu welchem Zeitpunkt innerhalb eines Projekts für Änderungen ein vereinfachter Prozess herangezogen wird.

Herausfordernder ist eine Flexibilisierung, bei der es gelingt, Änderungen prozessual und audit-fähig zu verarbeiten aber dabei wirtschaftlich begründete Ausnahmen zuzulassen. Ein Beispiel: Die europäischen Werke stellen das Bauteil schon in der neuen Version her – die eigenständige Fertigungsorganisation in Asien setzt diese Änderungen bis auf Weiteres noch nicht um.

Mit anderen Worten: Die Orchestrierung des Change als Ganzes ist gegeben, aber die Fähigkeit, Entitäten als Speedboote zu managen, bleibt erhalten. Diese Szenarien setzen voraus, dass die Ausnahmen dokumentiert sind und sich die Spezifikationen bei Bedarf später – unterstützt durch eine Software – an den Standard anpassen lassen. 

Diese Schritte gehören zum Change-Management-Prozess

Das technische Änderungsmanagement, auch Engineering Change Management (ECM), besteht aus den Schritten Änderungsantrag, Änderungsauftrag und Änderungsimplementierung/-umsetzung. Je nach Sichtweise zählt man das Issue/Problemmanagement als vorgelagerten Prozess mit dazu.

Änderungsantrag (Engineering Change Request, ECR) geht ein

Ein Änderungsantrag (Engineering Change Request, ECR) geht ein. Hier sind die gewünschten Änderungen beschrieben. Der Change Manager überprüft die Vollständigkeit und plant alle notwendigen Maßnahmen, um den Änderungsantrag zu bewerten.

Über den Änderungsantrag entscheiden

Im nächsten Schritt wird über den Änderungsantrag entschieden. Je nach Phase im Produktentstehungsprozess und je nach Kategorie der Änderungsanfrage (gemessen an Aufwand und Folgewirkungen der Änderungen) gibt es hierfür andere Zuständigkeiten.
Änderungen mit geringem Aufwand und geringen Auswirkungen können unter Umständen vom Change Manager selbst entschieden werden.
Änderungen mit hohem Aufwand und/oder hohen Auswirkungen werden einem abteilungsübergreifenden Gremium vorgelegt, dem Change Board.

Änderungsauftrag (Change Order)

Ein genehmigter Änderungsantrag wird zum Änderungsauftrag (Change Order). Die Teilaufgaben werden abteilungs-/themenspezifisch aufgeteilt und jeder Beteiligte bekommt einen individuellen Arbeitsauftrag. 

Change Manager überwacht die Umsetzung

Der Change Manager überwacht die Umsetzung und wertet anschließend den Prozessablauf bzgl. einer kontinuierlichen Verbesserung aus (Soll-/Ist-Aufwände, Reaktionszeiten, Abweichungen vom Plan, …).

Änderungsauftrag als Ganzes abschließen

Die Abteilungen führen die geplanten Änderungen aus und die fachlich jeweils Verantwortlichen geben den Schritt (die Artefakte) frei. Erst wenn alle Arbeitsaufträge fertiggestellt sind und alle Änderungen fachlich geprüft wurden, wird der Änderungsauftrag als Ganzes abgeschlossen und zeitgleich alle Artefakte / Spezifikationen für die Produktion freigegeben.

Die Rolle des Change Managements für die Wertschöpfung kann man so zusammenfassen: Das Prozessziel des technischen Änderungsmanagements ist die systematische, kontrollierte und effiziente Realisierung von Änderungen, Verbesserungen oder Aktualisierungen innerhalb technischer Systeme, Produkte oder Services.

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Transformationsaufgaben für eine End-to-End-Steuerung von Änderungen

Was verbessert das Change Management?

Das Änderungsmanagement profitiert von einer Rückbesinnung auf das End-to-End-Prinzip. Schließlich ist es ein Vorgang, der potenziell mehrere Abteilungen durchläuft und durch viele Hände geht. Ein „Reset“ deckt auch Workarounds auf, die nicht ausreichend dokumentiert sind, bei Audits leicht Schwierigkeiten machen und nicht zur Zukunft einer flexiblen Steuerung von Änderungen passen. 

Solche Sonderwege gehen oftmals auf unklare Zuständigkeiten zurück. Sie haben ihre Ursache aber auch in mangelnden personellen Ressourcen. Auch wenn sicher nicht jedes Unternehmen einen Change Manager braucht, sind die umfassenden Aufgaben nicht nebenbei zu leisten. Deshalb sollte zumindest ausreichend zeitliche Kapazität für Personen eingeplant werden, die sich darum kümmern.

Bei dieser Transformation werden einheitliche Standards definiert. Dabei gilt es, das richtige Maß zu finden. Das Management sollte auf eine gute Balance zwischen Vorschriften und einfacher Handhabung achten. Der Prozess selbst muss den Spagat schaffen zwischen einem Audit-konformen Rahmengerüst und der benötigten Flexibilität im Tagesgeschäft, denn „one size fits all“ passt eben nicht immer. 

Digitale Rahmenbedingungen einrichten
  • Change-Management-Prozess als End-to-End-Prozess denken
  • Personelle Ressourcen bereitstellen
  • Bidirektionale Integration zwischen PLM- und ERP-System implementieren

Anforderungen an die IT für das Change Management

Ein Änderungsprozess betrifft in der Regel mehrere Applikationen und Systeme – daher muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten in die Kommunikation und die durchgängige Datenweitergabe eingebunden sind. Eine Transformationsaufgabe der IT ist deshalb ganz klar: Sie muss den softwaregestützten, bidirektionalen Austausch von Informationen zwischen PLM- und ERP-Systemen ermöglichen. Das schafft die Grundlage für ein eindeutiges Tracking von Veränderungen und verhindert die Weitergabe nicht aktualisierter Spezifikationen. 

Die IT muss außerdem gewährleisten, dass alle Produktspezifikationen und ihre Abhängigkeiten an zentraler Stelle vollständig und digital zur Verfügung stehen. Es ist eine zusätzliche Unterstützung für den Change Manager, wenn er softwaregestützt sehen kann, welche Abteilungen und Experten zu involvieren sind. Er erhält mit anderen Worten ohne spezifisches Expertenwissen zu der Konstruktion und das Engineering einen Überblick, welche Aufgaben sich aus der Änderung ergeben. 

Change Management in der Produktentstehung der Zukunft

Ganz gleich, wie sich das Businessmodell eines Unternehmens weiterentwickelt – die Organisation muss in der Lage sein, Änderungen prozesssicher und konsistent umzusetzen. Change Management ist daher ein Erfolgsfaktor, für das sich das Einplanen personeller Ressourcen ebenso lohnt wie der Einsatz zeitgemäßer Softwarelösungen, damit der gesamte Prozess den erwünschten Nutzen erzielt.

Die richtige und nahtlos integrierte Software kann Change Management an den entscheidenden Punkten unterstützen: Durchgehende Informationen optimieren Kommunikation und Entscheidungsfindung und tragen zu einer schnellen Implementierung genehmigter Änderungen bei. Das Unternehmen profitiert von einer reduzierten Fehlerquote, verbesserter Effizienz und kann bessere Produkte bei geringeren Gesamtkosten schneller herstellen.

Anpassungsfähigkeit ist eine unternehmerische Tugend, die für Multi-Krisen in Wirtschaft und Gesellschaft gefragter ist, denn je. Sichern Sie Ihr Unternehmen durch agiles Änderungsmanagement gegen schwankende Marktbedingungen ab – wir unterstützen Sie dabei.

Wettbewerbsvorteil erreichen

Setzen Sie Änderungsanforderungen in jeder Phase der Produktentstehung zügig und effizient um und seien Sie im Wettbewerb vorne dabei.

Unternehmen zukunftsfähig aufstellen

Verarbeiten Sie Änderungen prozessual und Audit-konform und ermöglichen Sie dennoch wirtschaftlich begründete Ausnahmen innerhalb des Prozesses.

Sie haben Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.

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