3.1 Organisation und Durchführung der Veranstaltung (Event)

Wenn Sie an einer unserem Event teilnehmen, benötigen wir in der Regel Angaben zu Ihnen zur Durchführung des Teilnehmermanagements und damit zur Durchführung unserer Veranstaltungen. Dementsprechend fragen wir im Vorfeld von Ihnen Anmeldedaten ab und verarbeiten diese.

Die Anmeldedaten sind grundsätzlich die für die jeweilige Veranstaltung über das Anmeldeformular erhobenen Daten, wie Vor- und Nachname, Unternehmensname, Land, und die E-Mail-Adresse.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten über unser Anmeldeformular ist für Sie grundsätzlich freiwillig. Einige der abgefragten Informationen in unserem Anmeldeformular unabhängig, ob dies analog oder auf unserer Website erfolgt, sind allerdings als Pflichtfeld gekennzeichnet. Werden diese Pflichtfelder nicht ausgefüllt, können Sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

Die Datenverarbeitung dient der Veranstaltungsorganisation, beispielsweise der Verwaltung der Teilnehmer und Zusagen, der Kapazitätsplanung, der inhaltlichen Ausgestaltung der Angebote unserer Veranstaltungen für Sie als Teilnehmer, der Erstellung von Namensschildern, zur Durchführung von Einlasskontrollen, und dazu, Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen, die Sie im Rahmen der Veranstaltung bei uns aktiv nachfragen. Dies erfolgt, um zum einen Ihnen eine optimale Teilnahme und zum anderen, uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.

Zudem speichern wir Ihre über das Anmeldeformular eingegebenen Daten in unserem Kunden-verwaltungssystem (CRM), um Sie als Interessent an unserer Veranstaltung zu erfassen und mit Ihnen die weitere Kommunikation im Zusammenhang mit der Veranstaltungsorganisation durchzuführen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen der Pflichtangaben ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines mit Ihnen abgeschlossenen Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), unsere Veranstaltung konzeptionell, organisatorisch und inhaltlich an den jeweiligen Teilnehmern und deren Interessen auszurichten.

Für uns von Ihnen darüberhinausgehend mitgeteilte personenbezogene Daten ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Erfolgt Ihre Anmeldung über die Nutzung des online auf der www.cenit.com bereitgestellten Anmeldeformulars, erhebt die Cenit AG bei Aufruf der Anmeldeseite zusätzlich folgende technische Informationen, die temporär in einem „Logfile“ gespeichert werden:

• Verwendetes Betriebssystem
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Name des Access Providers
• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs
• Ggf. Hersteller und Typenbezeichnung des Smartphones, Tablets oder sonstiger Endgeräte
• Name der aufgerufenen Seite
• Referrer-URL (Herkunfts-URL, von der aus Sie auf die Anmeldeseite gekommen sind)

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen die Website der Cenit AG mit dem Anmeldeformular anzuzeigen und deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die genannten Daten werden zu den Zwecken verarbeitet, den reibungslosen Verbindungsaufbau der Webseite, deren komfortable Nutzung und die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Cenit AG folgt aus den genannten Verarbeitungszwecken. Die oben genannten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise für die Website unter https://www.cenit.com/de/datenschutzhinweise

3.2 Erhalt weiterer Informationen zu Produkten und Services

Haben wir Sie im Rahmen einer Veranstaltung zu unseren Produkten und Services informiert und möchten Sie von uns hierzu im Nachgang weitere Informationen erhalten, nutzen wir die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten und im CRM erfassten Kontaktdaten (aus Anmeldedaten, Visitenkarten-daten etc.) dazu, Ihnen diese Informationen per E-Mail oder postalisch zukommen zu lassen. Im Falle, dass die Verarbeitung Ihrer Daten für eine Vertragsanbahnung erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sind Sie als Ansprechpartner und Repräsentant Ihres Unternehmens auf unserer Veranstaltung, so ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs 1 lit. f. DSGVO, Ihnen entsprechende Unterlagen als Kontaktperson für Ihr Unternehmen zukommen zu lassen.

Eine darüberhinausgehende Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Beratung, der Werbung und der Marktforschung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern wir Ihre E-Mail-Adresse oder Postanschrift im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produktes, eines Services oder einer Dienstleistung an Sie oder das Unternehmen, für das Sie als Ansprechpartner auftreten, erhalten haben, können wir diese Daten nutzen, um Sie per E-Mail und per Post über eigene ähnliche Produkt- und Dienstleistungsangebote zu informieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist § 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können, sollten Sie keine weitere Zusendung von Werbeinformationen per E-Mail oder Post wünschen, der werblichen Nutzung Ihrer Kontaktdaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft wider-sprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Ihren Widerspruch können Sie an E-Mailadresse datenscutzbeauftragter@cenit.com richten.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, oder die Datenweitergabe ist zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder Sie haben zuvor ausdrücklich in die Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt.

Damit wir Ihre Daten entsprechend den zuvor beschriebenen Zwecken verarbeiten können, kann es erforderlich sein, dass auch andere Empfänger Ihre Daten einsehen und verarbeiten. Zur Planung und Durchführung unserer Veranstaltungen werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen internen Stellen, sowie externen Dienstleistern offengelegt.

Bei den unter 1.1 und 1.2 benannten Verantwortlichen erhalten ausschließlich die intern zuständigen Abteilungen für die jeweilige Kundenumfrage Zugriff auf die personenbezogenen Daten und Umfrage-ergebnisse (z. B. Marketing oder Vertrieb).

Externe Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister wie Anbieter unseres CRM-Systems, Veranstaltungs-agenturen etc.) und Partnerunternehmen (ggf. Kooperationspartner bei gemeinsamen Veranstaltungen) erhalten Ihre Daten nur, soweit dies zur Planung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist. In diesen Fällen beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten jedoch auf das erforderliche Minimum. Soweit unsere Dienstleister in unserem Auftrag Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, stellen wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO unter Berücksichtigung der erforderlichen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bei Drittlandstransfer sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter. Für die Inhalte fremder Dienste ist der jeweilige Diensteanbieter verantwortlich, wobei wir im Rahmen der Zumutbarkeit eine Überprüfung der Dienste auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durchführen.

Ihre Daten werden gelöscht, wenn sie für den Zweck, für den sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.

Eine weitere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit

• wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem aus dem Steuerrecht oder dem Handelsrecht) zu einer längeren Speicherung (i.d.R. von 6 bis zu 10 Jahren) verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
• Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
• andere gesetzliche Gründe die weitere Aufbewahrung verlangen, wie z.B. Gründe des öffentlichen Interesses oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.
• Zur Qualitätssicherung für 3 Jahre

Unter den oben angegebenen Kontaktdaten (Punkt 2) oder per E-Mail an datenschutzbeauftragter@cenit.com können Sie jederzeit Ihre Rechte nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften (Art. 7 (3), 15-18, 20-21, 77 DSGVO) ausüben.

Sie haben das Recht:

• jederzeit Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
• die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• die Löschung oder Einschränkung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
• von Ihnen zur Verfügung gestellte Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies, soweit es technisch machbar ist.
• Ihre Einwilligung zu Datenverarbeitungen jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
• Beschwerden bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO).
• der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken jederzeit zu widersprechen oder eine erteilte Einwilligung in diese Nutzung zu widerrufen. Sie können uns dazu entweder eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@cenit.com schreiben oder bei Newslettern auf den entsprechenden Link zur Abmeldung klicken, den Sie am Ende jedes Newsletters finden.
• Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@cenit.com.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Datenschutz bei den Verantwortlichen (siehe Punkt 2) können Sie sich gerne jederzeit an datenschutzbeauftragter@cenit.com wenden.